Fifteen realistic ideas to make each day super-productive @ Work
मुळ लेखक : वीरेंद्र डाफणे (Virendra Dafane)
भाषांतर : सुधीर ससाणे
आपल्या आयुष्यातील बराचसा भाग हा आपण काम करण्यात किंवा करिअर उभारण्यात घालवतो. आणि आपल्यापैकी बरेचसे लोक सकाळी ९-१० ते संध्या. ५-७ असा परिपाठ (routine) अनुसरतात / फॉलो करतात. आपण सर्वसाधारणपणे कामाचा अतिशय चांगला दिवस , बरा दिवस, वाईट दिवस, अत्यंतिक वाईट दिवस अनुभवतो. परंतु , संपूर्ण वर्षभर आपल्या कामाच्या ठिकाणचा प्रत्येक दिवस सफल दिवस (productive day) म्हणून घालवण्यासाठी काय करावे ?
सफल दिवस म्हणजे नेमकं काय ते आधी पाहूया. कामाचा सफल दिवस म्हणजे पूर्ण दिवसभर करत असलेल्या वेगवेगळ्या उचापतीत महत्वपूर्ण निकाल प्राप्त करणे . म्हणजेच आपण येथे निकाल किंवा परिणाम या बद्दल बोलत आहोत केलेल्या कामाच्या एकूण आकारमाना बद्दल नाही. चला आपण सफल दिवसाची वरील व्याख्या वापरून, सतत परिणाम कसे विकसित करावे आणि प्रत्येक दिवस सफल कसा बनवावा याचे विश्लेषण करूया.
मी येथे १५ प्रश्नोत्तरे लिहीत आहे ज्याच्या मदतीने कोणालाही अतिशय सफल दिवस साध्य करण्यास मदत होईल.
प्रत्येक सकाळ सफल (Productive) करण्यासाठी काय अनिवार्य आहे ?
आपल्या दिवसाची सुरुवात व्यायामाने किंवा ध्यानाने करणे सर्वात चांगले. परंतु हा आदर्श परिपाठ शक्य नसेल तर काहीतरी प्रोत्साहनात्मक किवा उत्साहवर्धक असे नियमित वाचणे चांगले. असे केल्याने तुमचे मन तुमची कामाची वेळ सुरु होण्याआधी काम करण्याच्या मानसिकतेत येईल. तुम्हाला माहिती असेलच नवीन फलंदाज क्रिझ वर सेट होण्यासाठी थोडा वेळ घेतोच त्या प्रमाणे तुमच्या मनाला देखील काम करण्याच्या मानसिकतेत येण्यासाठी काही काळ लागतो.
सर्वात महत्वाचं म्हणजे कधीही नाश्ता टाळू नये कारण उपाशी पोटी कामावर लक्ष केंद्रित करणे अवघड होऊन बसते.
कमीत कमी वेळेत लक्ष कसे केंद्रित करावे ?
मी एक पद्धत नेहमी वापरतो , ज्यात मी १५ मिनिटं शांत बसतो आणि मनातील सर्व विचार काढून टाकण्याचा प्रयत्न करतो. मग , असं समजतो कि आपण ऑफिस मध्ये फक्त नवीन संकल्पना ऐकण्यासाठी आलेले आहोत. मग, गरज असेल तेव्हाच बोलतो आणि कमीतकमी बोलण्याच्या मोड मध्ये जातो. जेव्हा तुम्ही कमी बोलण्याच्या मोड पासून सुरुवात करून, विचार करता करता कामास सुरुवात करता तेव्हा तुम्ही महत्वपूर्ण व मूल्यवर्धक काम करता.
जेव्हा गरज असेल तेव्हाच बोला तेही सावकाश, मग सर्वातआधी महत्वाचे काम निवडा आणि तुमच्या लक्षात येईल तुमचे लक्ष कामावर केंद्रित झालेले आहे.
कामाचे आकारमान खूप मोठे असेल तर कामात सफलता कशी मिळवावी ??
येथे PADE पद्धतीचा उपयोग करा. प्राधान्य (Prioritize ), कृती (Act ), कामाची नेमणूक (Delegate ), वाढवत नेणे (Escalate ). दररोज सकाळी स्वतःला विचारा , आजचे PADE कसे आहे. एकदा का प्राधान्यक्रम ठरवलं कि तुम्ही कृतीला सुरुवात करू शकता जेथे तुम्ही फक्त आवश्यक कामावर लक्ष केंद्रित करू शकता, मग कुठले काम दुसऱ्याला नेमून द्यायचे व कुठले आपण करायचे हे ठरवू शकता. कुठल्या कामाचा वेग वाढवायचा आहे का ते तपासून पहा. मोठ्या आकारमानाची कामे शांत चित्ताने आणि शून्य चिंतेमध्ये करता येऊ शकतात.
सकाळी सकाळी मन एकचित्त करण्याच्या आणखी काही पद्धती आहेत काय ?
आपल्या श्वासोच्छवासाचा वेग तपासा, आपल्या हालचालींचा किंवा चालण्याचा वेग तपासा. तो कमी करा, आपल्या टायपिंग चा वेग कमी करा आणि आपले मन व आपले शरीर स्थिर करून आपले मन शांत करा.
१० मिनिटांचा योगा किंवा ध्यानधारणा केल्याने मन शांत होण्यास मदत होते.
दुसरी पद्धत अशी कि , “mindfulness ” पद्धती बद्दल वाचा आणि तिचा वापर करा. लक्ष केंद्रित करण्यास मदत करणारे खेळ एक ५ मिनिटं खेळल्याने सुद्धा मन एकचित्त करण्यास मदत होऊ शकते.
काही लोकं ई-मेल ना तात्काळ उत्तर देण्याबाबत संवेदनशील असतात, हि सवय योग्य आहे का ?
तात्कालतेचा व्यसन असणे हि उत्तम सवयींपैकी एक गणली जात नाही. तुम्ही किती तात्काळ उत्तर देताय या पेक्षा, समस्येबद्दलची आपली समज आणि समस्येचा अचूक वेध घेणे अधिक आवश्यक आहे. म्हणजेच समस्यचे निराकरण हे वेगा पेक्षा अधिक महत्वाचे आहे. म्हणून वेळ घ्या आणि समजून उमजून उत्तर द्या घाई करण्याचे काही कारण नाही, कारण तात्काळ उत्तर द्यावे असे फक्त ४-५ % ई-मेल असतात. आणि तुम्हाला महत्वाचे काय आहे ते पाहायचे आहे तात्काळ काय करायचे आहे, ते नाही.
काही लोकं दुपारीच थकल्यासारखे करतात. दुपारी कामात सफलता कशी आणावी ?
जर तुम्ही जास्त खाल्ले असेल तर एक ५-१० मिनिटं चाला. म्हणजेच १० मिनिटात मन शांत करण्याचे ध्येय ठेवा आणि ते मिळवा. दुसरी एक पद्धत म्हणजे, स्वतःला विचारा कि आत्ता सर्वात महत्वाचे काम कुठले आहे ? मग तुमचे मन योग्य प्रतिसादाद्वारे कार्यरत करा.
तुम्ही, लक्ष केंद्रित करायला मदत करणारे खेळ एक १० मिनिटांसाठी खेळू शकता किंवा तुम्हाला माहित नसलेल्या एखाद्या नवीन क्षेत्रातील लेख वाचू शकता. या पद्धतीमुळे मानसिक दृष्टया कामाची ऊर्जा वाढेल
एका दिवसात किती ई-मेल पाठवले गेले पाहिजेत? किंवा किती निर्णय घेतले गेले पाहिजेत? मी माझा ई-मेल कितीवेळा तपासावा?
तुम्ही कामाचा दिवस सफल करण्यासाठी कुठलेही निर्णय घेत असले किंवा कामाचे आकारमान कितीही असले तरी प्रत्येक दिवस हा कामाच्या दृष्टीने सफल असला पाहिजे. ई-मेल तपासणे हा एखाद्याचा वैयक्तिक निर्णय असू शकतो, आणि जर तुम्ही प्रत्येक तासाला मेल चेक करत असाल तरी हरकत नाही पण हे ध्यानात असू दे कि तुम्ही राहिलेल्या वेळेत कामानेच व्यापलेले असाल.
वरिष्ठ लोक दिवसातून एकदा किंवा दोनदा मेल चेक करतात परंतु ते ज्याने कामाची दिशा बदलू शकते असे अधिक प्रभावात्मक ई-मेल पाठवतात. अर्थहीन तात्काळ ई-मेल पाठ्वण्या ऐवजी अधिक प्रभाव पडू शकणारे मेल पाठवण्यास प्राधान्य द्या.
दिवसामध्ये “Right First Time” चे काय महत्व आहे ?
जर तुम्ही ई-मेल दोनवेळा वाचत असाल तर तुम्ही वेळेचा अपव्यय करत आहात. जर तुम्ही पहिल्यांदा वाचताना दिलेल्या कामा कडे दुर्लक्ष केले तर दुसऱ्यांदा वाचताना तुम्हाला काम समजून घ्यायला खूप वेळ लागतो. म्हणून “Right First Time” हे ई-मेल हाताळण्याचे योग्य धोरण आहे. “Right First Time” म्हणजे तुम्ही समस्या पहिल्यांदा ऐकतानाच बरोबर समजून घेता आणि तुम्हाला इतरांना त्या बद्दल विचारावे लागत नाही. तुमची RFT टक्केवारी (%) किती आहे ते तपासा ? त्यात सुधारणा करण्यासाठी योजना तयार करा आणि वेगवेगळ्या कल्पनांचा सराव करा.
माझ्या कामाचा क्रम कसा असावा ? मी एकावेळी अनेक कामे करू (multitasking) शकतो का ?
तुमच्या क्षमतेच्या अखत्यारीत येणारी कामे प्रथम करा आणि आव्हानात्मक कामे नंतर करा. असे केल्याने तुमच्या मेंदूचा कामसूपणा वाढून तुम्ही आवाहनात्मक कामे सुलभरीत्या उरकू शकता. तसेच तुम्हाला फोन कॉल नसतील तर ई-मेल प्रथम चेक करू शकता अन्यथा कॉल पहिल्यांदा करा.
एकावेळी अनेक कामे करण्यामुळे किंवा कामावर अंशिक लक्ष दिल्यामुळे सर्वच कामाचा खेळखंडोबा होईल. एकावेळी एकच काम करण्याचा प्रयत्न करा.
कामात सफल होण्यासाठी मी कोणत्या व्यक्तिमत्त्व गुणांचे अनुसरण केले पाहिजे?
तुम्ही सक्रिय , स्वतंत्रपणे कृती करू शकणारी व्यक्ती असले पाहिजे जी कुणाच्या निर्णय घेण्याची वाट बघत न बसता स्वतः निर्णय घेते. आणि गरज असेल तेव्हाच इतर भागधारकांकडे जातो. याशिवाय, एकदा का तुम्ही परावलंबन काढून टाकले, कि तुम्ही नेत्या सारखे विचार करू लागता आणि ध्येय साध्य करू लागता, तसेच तुमचा व तुमच्या संघाचा (team) दिवस सफल करू लागता. कुणावरही अवलंबून न राहणे हेच सर्वोत्तम धोरण आहे.
बातम्या वाचण्याने आणि गप्पा मारण्याने उत्पादकतेला धोका पोहचतो का ?
खरं पाहता बातम्या वाचणे हि चांगली सवय आहे जर त्याचा तुमच्या कामावर प्रभाव पडत नसेल तर. जर तुम्ही त्या करमणूक म्हणून वाचत असाल तर ती एक उत्तम तणावमुक्ती साध्य करण्याची पद्धत आहे.
गप्पा झोडल्याने कुणीही महान झालेले ऐकिवात नाही. जरी तुम्ही जोक ऐकला किंवा जोके केला तरी तो विरंगुळा समजून लगेच विसरून जा आणि त्यात कसलाही अर्थ शोधात बसू नका. गप्पा मारक आहे जर ते तुमच्या विरुद्ध पसरवल्या जात असतील तर, म्हणून नेहमीच गप्पा मारणं टाळा.
वातावरणात उत्पादकता वाढविण्यासाठी मला कोणत्या श्रद्धांची गरज आहे ?
तुम्ही स्वतःवर विश्वास ठेवण्याची गरज आहे. तसेच हे वातावरण ज्यात या सगळ्या घटना घडत आहेत ते प्रामाणिकपणा, तत्व , नैतिकतेवर चालत आहेत यावर देखील विश्वास हवा. जर तुम्ही यावर मनापासून विश्वास ठेवला तर तुम्हाला चांगले काम करण्यास प्रोत्साहनच मिळते.
कामाचा सफल दिवस ठरवण्यासाठी माझ्या बोलण्याची आणि ऐकण्याची काय टक्केवारी असायला हवी ?
अशी कुठलीही टक्केवारी उपलब्ध नाहीये. परंतु प्रथम समोरच्याचे म्हणणं ऐकून घ्या आणि तेव्हाच बोला जेव्हा तुमच्या लक्षात येईल कि तुमच्या बोलण्याने चर्चेत मूल्य वाढेल आणि चर्चा पुढे जाईल.
कामाच्या प्रत्येक तासानंतर कॉफी साठी किंवा इतर कुठल्याही कामासाठी टेबल सोडून जाणे उत्पादकतेला तारक आहे कि मारक ?
खरंपाहता याबद्दल दोन मत प्रवाह आहेत. काही लोकांच्या मते हालचाल केल्याने म्हणजेच टेबल सोडल्याने त्यांची एकाग्रता भंग पावेल आणि म्हणून ते एकाजागी जास्त वेळ बसणं पसंत करतात. तर तरुण मंडळी असा विचार करतात कि कॉफी किंवा चहा घेण्यासाठी उठल्याने त्यांची शक्ती वाढते आणि त्यांना मन एकाग्र करायला मदत होते. तुमच्या हालचालींचा इतरांना त्रास होणार नाही याची काळजी घ्या आणि शक्यतो कमीत कमी फिरा याचा दीर्घ काळानंतर फायदाच होतो.
कामाचा सफल दिवस ठरवणारे महत्त्वाचे घटक कोणते ? एक गोष्ट, जिच्यामुळे कामाचा सफल दिवस सहज शक्य होतो ?
शिस्तबद्ध वेळापत्रक, प्राधान्य, निर्णय घेण्याची क्षमता, स्वतंत्र वागणूक आणि प्रत्येकाने यशस्वी झाला पाहिजे अशी मानसिकता. हे कार्यालय मला तसेच इतरांना मदत करत आहे, असे जर आपल्याला वाटत असेल तर त्याहून उत्तम गोष्ट नाही.
“शिकत राहणे” हि अशी एक गोष्ट आहे जी सामान्य व्यक्तींना, महान साध्यकर्त्यांकडून वेगळे करते.जर तुम्ही स्वतःकडून आणि इतरांकडून सतत शिकत राहत नसाल तर सातत्याने नवीन कल्पनांचा विकास करणे आणि उत्पादक किंवा सफल बनणे अवघड आहे.
कामाच्या सफल दिवसासाठी मार्गदर्शक तत्वांचा सारांश ?
- दिवसाची सुरुवात व्यायामाने किंवा काही महान विचार वाचण्याने करा.
- दिवसाच्या सुरुवातीला मन शांत ठेवा किंवा शांत ऐकून घेण्याची मनस्थिती २०-३० मिनिटे राहूद्या.
- “Prioritize, Act, Understand, Focus” या निर्णय तंत्राचा वापर करा.
- सक्रिय आणि स्वतंत्र बना. तुम्हाला तुमच्या प्रत्येक कामाच्या पुढच्या ३ पायऱ्या माहिती असायला हव्यात.
- तुमची “Right First Time understanding” टक्केवारी आणि वर्तवणूक रोजच्या रोज तपास. तुमची वर्तवणूक स्वतंत्र आहे कि नाही ?
- स्वतःचे सतत अवलोकन करा. उदा. बातम्या वाचण्याची तुम्हाला उपयोग होतोय कि तुमची एकाग्रता भंग पावतीये ?
- स्वतःची एकाग्रता पुन्हा संपादित करण्यासाठीची स्वतःची पद्धत विकसित करा.
- तात्काळतेच्या व्यसन पेक्षा प्रभावशाली ई-मेल पाठवणे या तंत्राचा वापर करा.
- परिणामकारक ठरण्या साठीच्या नवनवीन पद्धती शोधात रहा आणि शिकत रहा.
लेखाचा शेवट मी माझ्या पुस्तकातील एका विचाराने करतो (my eBook – Thoughts of Excellence)
“तुमच्या मध्ये एक शक्ती आहे जी तुम्ही सामोरे जात असलेल्या आव्हाहनांपेक्षा अधिक ताकदवान आहे. तुम्हाला आता इतकेच करायचेय कि त्या शक्तीला शांत मनाने जागरूक करायचे आहे. तसे झाल्यास तुमच्या आयुष्यातील प्रत्येक मिनिट आणि प्रत्येक दिवस सफल राहील.“
अशी आशा करतो कि वरील प्रश्नोत्तरे तुम्हाला अधिकाधिक सफल होण्यास मदत करतील
